Struktur in das kreative Chaos im Het Bos bringen

Het Bos in Antwerpen ist ein lebendiges künstlerisches Zentrum, das von sozialem Engagement und roher Kreativität angetrieben wird. Es ist ein lebendiges Haus, das von einer Gemeinschaft aus Macher:innen, Künstler:innen und Denker:innen getragen wird. Aber wie behält man dieses kreative Chaos unter Kontrolle?

Wie alles begann

Het Bos hat einen weiten Weg zurückgelegt. In ihren Anfängen waren sie in der Szene legendär für die Ausrichtung energiegeladener DIY-Punk-Shows. Im Laufe weniger Jahre professionalisierte sich die Organisation, sicherte sich lebenswichtige Subventionen und entwickelte sich weiter.

Dieses Wachstum führte zum Bau eines Gebäudes, das rein auf ihre vielfältigen Bedürfnisse zugeschnitten war: Es beherbergt Konzertsäle, ein Kino, eine Küche, ein Restaurant, eine Bar, eine Ausstellungshalle und Werkstatträume. Es ist ein Ort, der geschaffen wurde, um Kreativität zu schaffen, zu entwickeln und auszustellen, mit einem besonderen Fokus auf junge und aufstrebende Künstler:innen.

Mit viel Energie betreiben sie derzeit etwa zwei Konzerte und eine Party pro Woche, neben einem Dinner-Abend, kostenlosen Workshops und Ausstellungen. Entscheidend ist, dass das Team aktiv danach strebt, so viele Elemente wie möglich in einem einzigen Abend zu kombinieren, sodass Besucher:innen Musik, Kunst, Essen, Gemeinschaft und Spaß zusammen in einem Gebäude erleben können.

Ihre Mission bleibt einfach: die Kunst zugänglich und die Energie hochzuhalten. Aber während die Mission rein ist, stellt die finanzielle Realität eine Herausforderung dar. Da die verfügbaren Subventionen unzureichend sind, muss Het Bos nicht nur Wege finden, zusätzliche Einnahmen zu generieren, sondern sie müssen auch effizient arbeiten, Zeit und Budget sparen.

Mehrere Bälle jonglieren mit getrennten Systemen

Charlotte Jacobs, zum Zeitpunkt unseres Gesprächs operative Leiterin und derzeitige Tages Geschäftsführerin, erkennt die Schwierigkeiten an, die mit einem so ambitionierten Veranstaltungsort einhergehen. „Wir versuchen, so viel wie möglich zu kombinieren“, erklärt Charlotte. „An einem einzigen Abend kann man ein Konzert besuchen, eine Ausstellung besichtigen und eine Mahlzeit teilen. Alles kann ineinander übergehen; das macht Het Bos so lebendig. Aber mit dieser Leidenschaft kam auch ein ziemliches Maß an internem Chaos.“

Vor der Integration von Stager wurde das schiere Volumen der Aktivitäten durch ein Flickwerk von nicht verbundenen Systemen verwaltet. Charlotte Jacobs: „Wir haben mit endlosen Excel-Tabellen, separaten Kalendern und verschiedenen, getrennten Tools für Ticketing und Kommunikation gearbeitet. Das war ein enormes Ausmaß an manueller Arbeit, und wir hatten nur sehr wenig Überblick. Jeder hatte seine eigene Arbeitsweise, daher war es immer ein Kampf, die richtigen, aktuellen Informationen zu finden.“

Ticketing, eine Notwendigkeit zur Generierung von Einnahmen, wurde ursprünglich über Eventbrite abgewickelt, was sich als teuer erwies – ein erhebliches Hindernis für eine gemeinnützige Organisation, die versuchte, die Zugänglichkeit aufrechtzuerhalten.

Wie Het Bos zu Stager wechselte

Die Einführung von Stager begann mit einer rein finanziellen Entscheidung.

Charlotte Jacobs: „Wir brauchten eine erschwinglichere Option als Eventbrite. Das war der Hauptgrund, warum wir anfangs zu Stager gewechselt sind.“ Was als einfache Maßnahme zur Kosteneinsparung beim Ticketing begann, entwickelte sich bald zu etwas viel Größerem. Schritt für Schritt begann das Team, Stager für die Planung, das Advancing und die interne Kommunikation zu integrieren. Dies war die entscheidende Wende, die Charlottes Job veränderte.

Charlotte Jacobs: „Jetzt befindet sich fast alles in einem System. Von der Produktionsplanung bis zu den Verkaufszahlen weiß jeder vom Vertriebspersonal bis zum Produktionsleiter Bescheid, was los ist. Unser interner Kalender läuft komplett über Stager, sodass jeder, der wissen möchte, was im Gebäude passiert, nur an einer Stelle nachsehen muss. Das eliminiert 90 % unserer früheren Kommunikationsprobleme.“

Sogar die kleinen Details ihrer täglichen Arbeit erfuhren immense Verbesserungen, insbesondere wenn die Lichter ausgingen und die Menge hereinkam.

Charlotte Jacobs: „In einer geschäftigen Nacht voller Energie ist es erstaunlich, einfach das Telefon zu öffnen und in der Stager-App nachzusehen, wie viele Tickets genau verkauft wurden oder wer zum Arbeiten eingeteilt ist. Kein mühsames Öffnen und Aktualisieren komplizierter Tabellen auf meinem Telefon im Dunkeln.”

Der ultimative Nutzen

Dieser radikale Wechsel von manuellen, teuren und verstreuten Systemen brachte Het Bos etwas wirklich Wertvolles zurück: Zeit, eine seltene Ware in der anspruchsvollen Welt des Event- und Kunstmanagements. Das System brachte das operative Chaos endlich unter Kontrolle.

Charlotte Jacobs: „Wir haben jetzt mehr Raum, um uns auf das Wesentliche zu konzentrieren: unsere Künstler:innen, unsere Besucher:innen und unser Team. Die praktische Seite erledigt sich von selbst. Diese Effizienz gibt uns die Kapazität, uns auf Qualität, persönliche Entwicklung und vor allem auf die pure Freude an dem, was wir tun, zu konzentrieren.“

Dank Stager kann Het Bos seine Mission fortsetzen und immer stärker werden. Sie werden nicht länger von den operativen Anforderungen ihrer Vergangenheit gebremst, sondern konzentrieren sich auf das, was sie am besten können: die Bereitstellung eines lebendigen, multidisziplinären Raumes, in dem Musik, Kunst, Gemeinschaft und grenzenlose Energie gedeihen.