26 augustus 2021- Mike van Gaasbeek - leestijd: 5 minuten

My favorite subject: ticketing en administratie. Iedereen heeft wel zo zijn afwijking ;) Goed om deze koe eens bij de horens te pakken in een blog, want we krijgen met regelmaat vragen van klanten over dit onderwerp. We zetten de belangrijkste wetenswaardigheden over ticketing en de administratie voor jullie op een rijtje.

Verschillende kaartsoorten en BTW percentages

Als je tickets gaat verkopen moet je eerst kaartsoorten aanmaken. Er zijn er standaard al een aantal ticket types beschikbaar in een account. Nieuwe kaartsoorten maak je via Settings > Ticketing > Ticket types aan. Vervolgens stel je zelf per ticket type het BTW percentage in over de kaartprijs.

Voor culturele en recreatieve evenementen geldt een BTW tarief van 9%. Hieronder vallen bijv. muziekuitvoeringen, muziekfestivals, danceparty's, toneelvoorstellingen, lezingen, etc.  Maar hier zitten natuurlijk een paar addertjes onder het gras, want niet alle events zijn aan te merken als cultureel of recreatief evenement, zo valt te lezen op de site van de Belastingdienst.

Evenementen waarbij bijvoorbeeld een DJ voor muzikaal behang op de achtergrond zorgt, zijn volgens de belastingdienst commerciële evenementen waarbij 21% BTW moet worden afgedragen op de toegangsprijs. Discotheken worden expliciet genoemd op de site van de Belastingdienst, maar waar leg je de grens tussen een DJ die optreedt en een DJ die een plaatje draait? 

Uitzonderingen met 21% BTW

Tijdens de corona crisis zijn veel organisatoren hun events gaan streamen en streaming valt onder de digitale diensten waarvoor 21% BTW geheven wordt. Ook het deelnemen aan workshops is volgens de belastingdienst iets anders dan toegang krijgen tot een cultureel evenement en wordt daarom eveneens belast met het hogere BTW-percentage, tenzij het een workshop dans, drama, muziek of circustechnieken is voor jongeren onder de 21 jaar... Volgt u het nog? Daarnaast zien we veel organisatoren ook additionele producten zoals drankmunten verkopen, of een maaltijd en een drankje. Wanneer je enkel eten, frisdranken en sap serveert, dan kun je nog steeds het lage BTW tarief van 9% hanteren, maar als er alcohol in het spel is, geldt een tarief van 21%.

Voor de tickets t.b.v. de huur van lockers gelden nog ingewikkeldere regels. Op de site van de Belastingdienst kun je lezen dat het gebruik van een garderobe onder het 21%-tarief valt als sprake is van een aparte vergoeding en de garderobe door een derde wordt uitgebaat. Maar als je zelf de garderobe uitbaat en deze kosten in de ticketprijs of servicekosten opneemt, dan mag j 9% rekenen en kun je 12% op je af te dragen BTW besparen. 

Hoe zit het met de servicekosten?

Het is belangrijk om te weten dat je als organisator in Stager de volledige controle hebt over de prijsstelling richting kaartkopers. Je bepaalt en ontvangt dus zelf het bedrag dat je aan servicekosten op het ticket zet en Stager voegt nooit extra kosten toe. 

Ook deze servicekosten voer je in bij de instellingen (Settings > Account > Ticket types). Per ticket type kun je andere servicekosten in rekening brengen, die bovenop de ingestelde ticketprijs worden geplust. Met deze servicekosten kun je de kosten dekken die Stager rekent voor de ticketing service maar je kunt ook het bedrag verhogen en nog een extra centje in je zak steken om bijv. garderobe kosten of eventuele refund kosten te dekken. Er zijn ook steeds meer organisatoren die een broertje dood hebben aan servicekosten en deze niet willen rekenen. Dat kan natuurlijk ook in Stager. 

De kosten die Stager rekent voor de ticketing worden van het totaalbedrag dat de ticket koper betaalt ingehouden. Houd er bij het instellen van servicekosten wel rekening mee dat je ook hierover BTW dient af te dragen. We zien soms organisatoren die de Stager fee ex. BTW als servicekosten instellen, en dan kom je natuurlijk niet uit de kosten! In Nederland geldt dat hetzelfde BTW-percentage van het ticket ook gerekend moet worden voor de servicekosten. In andere landen worden verschillende BTW-percentages berekend voor tickets en servicekosten.

Ticket prijzen instellen

Per evenement bepaal je welke ticket types je in de verkoop gaat zetten en wat de ticketprijs is. In de ticketing wereld wordt deze prijs ‘face value’ genoemd. De ticket koper ziet in de ticketshop deze prijs staan, plus de ingestelde servicekosten van het desbetreffende ticket type. Het is een wettelijke verplichting om de onvermijdelijke kosten in de eerste prijsvermelding op te nemen, dus je dient ook op je eigen kanalen de ticketprijs én de eventuele servicekosten te vermelden. Meer informatie over dit onderwerp vind je op de website van de Autoriteit Consument & Markt. 

Correcte verwerking in je administratie

Nadat je de ticket sales helemaal goed hebt ingesteld en natuurlijk je evenement hebt uitverkocht, ga je aan de slag met het verwerken van de omzet, kosten en de BTW in de administratie. Omdat je tickets verkoopt voor evenementen die in de toekomst plaatsvinden, kun je in je administratie het beste het zgn. factuurstelsel hanteren. Dat is een manier om je administratie in te richten waarbij je de kosten en opbrengsten boekt in de periode waarin je de dienst (het evenement) levert en niet het moment waarop je het ticket verkoopt.

Het boeken van de omzet 

In Stager bieden we een rapport aan met een overzicht van de verkopen en refunds in een bepaalde maand, welke BTW er moet worden afgedragen voor de ticket sales, wat de kosten zijn voor onze dienstverlening en natuurlijk de BTW die je kunt terugvragen. Dit overzicht download je via Reports > Accounting.

De kaartverkoop inkomsten boek je op een omzetrekening die je bijv. ‘Ticketing inkomsten online’ noemt en vervolgens voeg je daar de periode aan toe waarin het evenement plaatsvindt. 

Stager kosten en te ontvangen BTW

Stager genereert iedere maand een factuur voor de fees die gedurende deze maand zijn ingehouden. Deze facturen download je via Settings > Account > Billing. Deze kosten kun je ook doorschuiven naar de maand waarin het evenement plaatsvindt, maar je administrateur of accountant kan ook stellen dat je de Stager kosten meteen in moet boeken. Deze kosten zijn immers in de afgelopen maand gemaakt. De BTW, die Stager heeft ingehouden, boek je in ieder geval in op de factuurdatum. Je neemt dit bedrag dus mee in de BTW aangifte over de periode waarin de factuur ontvangen is. 

Af te dragen BTW over je ticketing inkomsten

Je moet natuurlijk ook de BTW over de ticketing inkomsten in je administratie verwerken. Omdat de verkoop van het ticket heeft plaatsgevonden in de afgelopen maand (en op het ticket ook het BTW-bedrag vermeld staat) moet je de BTW-afdracht inboeken in de periode waarin de verkoop heeft plaatsgevonden.

Niet BTW plichtig 

We hebben het hierboven natuurlijk steeds over de BTW gehad, maar het is natuurlijk mogelijk dat je niet BTW-plichtig bent. In dat geval vul je natuurlijk in de systeeminstellingen in dat je 0% BTW rekent over de ticketprijs en de servicekosten. Omdat Stager wel BTW-plichtig is, moeten wij altijd BTW rekenen over de ticketing kosten. Helaas kun je deze kosten niet terugvragen. Wanneer je de Stager kosten volledig wilt dekken met de servicekosten, dan moet je de Stager fee verhogen met 21% om quitte te spelen

Een kleine disclaimer tot slot

Wetten en regels zijn altijd aan verandering onderhevig en niet iedere organisator heeft zijn administratie op dezelfde manier ingericht. Raadpleeg daarom je boekhouder of accountant als je vragen hebt over de juiste manier van administreren voor jouw organisatie.