Hoe muziekclub N9 dankzij Stager weer ruimte vond om te groeien.

In het Oost-Vlaamse Eeklo ligt muziekclub N9 – een plek die bewust haar eigen weg kiest. Met een sterke focus op wereldmuziek en zorgvuldig samengestelde line-ups, zet N9 zich in om een divers programma aan te bieden. Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Vraag het maar aan Sander Wouters, die bij N9 in de productie werkt en van dichtbij zag hoe een sterke werking al snel verstrikt kan raken in een onoverzichtelijk kluwen van tools en processen.

Tot begin 2023 werkte het team met een bonte mix van Excel-bestanden, eindeloze e-mailthreads, Dropbox-mappen en een losstaand ticketingsysteem. Alles had z’n plek, maar het voelde aan als een kaartenhuis: één verkeerde klik en de chaos lag op de loer.

Toen kwam januari 2023. De overstap naar Stager was een feit.

Een nieuw tijdperk van overzicht: centraal, gestroomlijnd en stressvrij

Als sleutelfiguur in de productie was Sander dé persoon om Stager op te zetten bij N9. Samen met het customer success team van Stager stemde hij alles af op hun werking: instellingen configureren, sjablonen opstellen en het systeem door en door leren kennen. Daarna was het aan hem om zijn collega’s mee te nemen.

De booker leerde hoe hij artiesten en contracten kon beheren, vrijwilligers gingen aan de slag met het planningssysteem, en marketing en ticketing werden volledig via Stager geregeld.

En die grote overstap? Die verliep verrassend vlot.

"De overstap was echt gemakkelijk," zegt Sander. "Stager is super gebruiksvriendelijk. De hele backoffice ziet er goed uit, is overzichtelijk, en bevat alles wat je nodig hebt – zonder overbodige rommel. Andere software waarmee ik gewerkt heb, is vaak veel complexer."

Waar je vroeger constant moest schakelen tussen tabbladen, spreadsheets en mails om iets te checken, zit nu alles netjes op één plek. Een simpele vraag als "Is de backline geregeld?" hoeft niet meer te eindigen in eindeloos zoeken in gedeelde mappen of – ironisch genoeg – een mail naar de collega die naast je zit.

Nu? Alles staat erin. Geen gekopieer of zoektochten meer. Voor Sander en N9 werkt het gewoon.

Meer tijd voor wat ertoe doet

Dankzij Stager is de workflow bij N9 sterk vereenvoudigd, en dat bracht iets kostbaars met zich mee: tijd. 

“Sinds kort is Stager ook volledig geïntegreerd in onze nieuwe website, www.n9.be. Alle events worden automatisch doorgestuurd, waardoor we maar één keer info moeten ingeven. Dat levert ons een pak extra tijd op.” 

Tijd die ze goed hebben benut. Sinds de overstap naar Stager zijn ze erin geslaagd om hun openluchtconcertreeks In de Huysmanhoeve fors op te schalen. De reeks groeit razendsnel en de editie van 2025 is zelfs al uitverkocht.

Voorheen was een festival van die schaal nauwelijks haalbaar. Te veel tijd ging verloren aan repetitieve, manuele taken. “Met Stager zijn de sjablonen en tools er al,” legt Sander uit. “De booker voegt makkelijk opties toe, de productieplanning is vooraf ingevuld, en het personeelsrooster is snel op te maken. Eens een event klaarstaat, hoeven we niemand nog apart te mailen om hen in te plannen.”

Het resultaat? Meer tijd om te focussen op groei, inhoud en kwaliteit. Meer ruimte om een sterke line-up samen te stellen. Meer energie om elk event beter te maken dan het vorige.

N9 koos niet alleen voor nieuwe software, maar veranderde hun hele manier van werken. En precies daardoor konden ze doorgroeien op een manier die eerder niet mogelijk was.