Voorkom dat Stager mails in de SPAM belanden

14 februari 2021 - Wouter Kloot - leestijd: 5 minuten

Als organisator wil je zo goed mogelijk in contact blijven met jouw publiek. Soms zullen shows zijn opgeschoven en andere momenten wil je bijvoorbeeld kleinere producties onder de aandacht brengen. Dit communiceer je per e-mail, maar hoe zorg je ervoor dat mails zo min mogelijk in de SPAM folder belanden van het publiek? Hieronder lopen we door een aantal zaken die je doet om de kans hierop zo veel mogelijk te verkleinen. 

Een aantal punten zijn technisch van aard en hebben direct invloed. Andere punten hebben te maken met de inhoud van de mail en jouw score als verzender van mailings. Daar gaan we!

Verifieer je domein 

Het verifiëren van het domein is een technische oplossing die zeer effectief is. Stager mails worden verstuurd in naam van jou als organisator, maar door Sendgrid. Dat is de mailserviceprovider waar Stager mee werkt. Middels domein verificatie in Stager bevestig je aan mailclients (zoals Gmail) dat Sendgrid toestemming heeft om mail uit jouw naam (vanaf jouw domein) te sturen.  Dit is nodig omdat het in principe voor elke internetgebruiker mogelijk is om mail te sturen vanuit elke willekeurige naam: net als iemand die een brief post ook elke mogelijke afzender op de brief kan schrijven.

Om dit in te stellen ga je naar de marketing settings en vul je de domeinnaam in waarvandaan je mails verstuurd met Stager. Als je mailadres bijvoorbeeld productie@popzaal.nl is, dan vul je hier popzaal.nl (dus zonder www. of https://) in. Stager presenteert vervolgens codes die toegevoegd moeten worden aan de DNS-configuratie van je domein. DNS staat voor Domain Name System en wordt vaak uitgelegd als het adresboek of telefoonboek van het internet. Als iemand in zijn browser https://popzaal.nl opzoekt, dan vertelt het DNS op welke server (met welk IP adres) de website te vinden is, maar ook dus wie er allemaal mails mogen versturen namens popzaal.nl. Laat zeker de systeembeheerder met je meekijken als deze termen je niet zo veel zeggen.

Stel SPF-records in of pas ze aan

SPF staat voor Sender Policy Framework en is weer een ander protocol dat tot doel heeft spam en e-mail spoofing te verminderen. Je geeft in de SPF-records van je eigen domein aan dat de Stager mailer (Sendgrid) uit jouw domeinnaam mails mag versturen. Als er een mail aankomt van jouw domein als afzender, kan de ontvangende mailprovider in de SPF-records van je domein checken of het klopt dat iemand anders zich heeft uitgegeven met jouw naam.

Er zijn diverse tools waarmee je checkt of er al een SPF record ingesteld is voor jouw domein, bijv. de SPF Query Tool van Kitterman Technical Services.

• Ga naar http://www.kitterman.com/spf/validate.html
• Vul de domeinnaam van je mailadres in het veld achter "Domain Name:"
• Klik op “Get SPF Record (if any)”.

Krijg je de volgende melding: “No valid SPF record found of either type TXT or type SPF.” dan kan in principe vanuit iedere server email namens jou verstuurd worden en is de kans dat deze mails aankomen weer iets groter. Je zou dan kunnen overwegen om een SPF record in te gaan stellen voor je mailserver.

Als er wel een SPF record bestaat, dan is het zaak om ook het domein van de Stager mailserver als goedgekeurde verzender toe te voegen. Dit is een klus die de systeembeheerder eenvoudig uit kan voeren.

Stel je krijgt:

v=spf1 ip4:123.321.123.321 ~all

Dan moet dit veranderd worden in:

v=spf1 ip4:123.321.123.321 include:sendgrid.net ~all

Stel goede opt-ins in

SPAM is letterlijk ongewenste mail, dus is het belangrijk om ervoor te zorgen dat je mailing gewenst is. Via een opt-in vraag je actieve toestemming en dit is niets anders dan een vinkje dat de kaartkoper selecteert tijdens het koopproces.

Je beheert je opt-ins via de marketing settings in Stager. Elke ticket koper die zich als nieuwe bezoeker aanmeldt om een ticket te kopen kan in het registratieformulier aangeven mail te willen ontvangen. Mensen die via Facebook inloggen of al een account hebben, maar nog geen opt-ins hebben aangevinkt, krijgen op de betaal selectie pagina ook de opt-ins aangeboden. Zo helpen we je  een bestand op te bouwen van contacten die mails op prijs stellen.

Niet alleen tijdens het ticket koopproces kunnen je potentiële bezoekers aangeven op de hoogte te willen worden gehouden. Het is ook mogelijk om op je website een inschrijfmogelijkheid te plaatsen voor mailings. Hier moet je wel even je webdeveloper voor inschakelen. Hij of zij kan met behulp van een token (geheime sleutel) die je kunt vinden in de marketing settings inschrijvingen voor nieuwsbrieven mogelijk maken via je site.

De unsubscribe link in mailings die via Stager verstuurd worden, hangt samen met deze opt-in. Je hoeft de selectie dus niet handmatig up-to-date te houden. Als je een mailing gaat versturen, filter je de relevante doelgroep en let er dan op dat je iedereen selecteert die voor een bepaalde opt-in heeft gekozen.

Vergeet niet de Unsubscribe link

Mailproviders checken ook de inhoud van de mail en letten daarbij op verschillende punten. Als de email uit een grote mailing geen manier heeft om je uit te schrijven, kan dit een teken zijn dat het om SPAM gaat. Zodra je een mailing aanmaakt in Stager, kies je er zelf voor of je deze link wilt tonen. We adviseren je om ten alle tijden een unsubscribe link toe te voegen, al is het om irritaties bij je mail ontvangers tegen te gaan waardoor ze je mails als SPAM markeren. Dat zorgt er namelijk voor dat je reputatie als e-mailverzender aangetast wordt en in de toekomst mails sneller als SPAM gemarkeerd gaan worden. 

Kies de juiste DMARC policy

Dit is het laatste technische punt van deze blog, beloofd. Het betreft hier DMARC oftewel een bescherming die door beheerders van het domein kan worden ingezet. Als er mails worden gestuurd door een andere partij (in dit geval van Stager), kunnen deze mails anders behandeld worden, afhankelijk van de zelf ingestelde DMARC policy. Bij een quarantaine policy worden alle afbeeldingen, maar ook links uit een mail gestript. Dit kan bijvoorbeeld resulteren in verstuurde gasten tickets zonder download link en dus zonder tickets! Het is dus belangrijk om geen (strikte) DMARC policy in te stellen waardoor essentiële mails en links niet aankomen.

Denk aan de juiste frequentie

Hoe vaker je achter elkaar mailt, hoe groter verdenking dat je SPAM aan het versturen bent. Daarnaast zullen ontvangers van mails, als ze te vaak met mailings gebombardeerd worden, hun aandacht voor de inhoud verliezen of mails zelfs als SPAM markeren. Zo bereik je het tegenovergestelde van wat je eigenlijk hoopte te bereiken. Hier hebben we bij Stager wat voor ontwikkeld. Als je de doelgroep selecteert in Stager via Search advanced dan is er de mogelijkheid om direct je contacten eruit te filteren die je recent hebt gemaild via Stager. Je vindt deze filterfunctie op de plek waar je ook de opt-in terugvindt in de zoekcriteria.

Maak de juiste content voor het juiste publiek

Dit punt valt samen met de definitie van SPAM, ongewenste email. Probeer mailings zo gewenst en relevant mogelijk te maken. Internet providers houden bij hoe er met mails wordt omgegaan (gelijk archiveren of juist openen, lezen of markeren als SPAM). Hoe meer de ontvangers je mail actief lezen, hoe beter je score en hoe kleiner de kans dat je mailings in de SPAM belanden. Om ervoor te zorgen dat je een hoge score noteert, moet je natuurlijk relevante, leuke en interessante mails maken die je naar de specifieke doelgroep mailt die graag op de hoogte wordt gehouden. 

Het selecteren van de juiste doelgroepen in Stager kan op verschillende manieren. In het CRM systeem van Stager zoek je eenvoudig de bezoekers van voorgaande vergelijkbare evenementen (via Search Advanced > Events visited) om ze vervolgens een mooi opgemaakte mailing toe te sturen.

Je stelt ook je doelgroepen samen op basis van interesses in bepaalde genres. Van alle kaartkopers wordt in Stager namelijk automatisch hun interesse geüpdatet op basis van het aankoopgedrag. Heb jij als organisator een evenement als “progressive rock” of “minimal techno” getagd in het Publicity tab, dan vinken we die interesse ook automatisch aan in het profiel van de ticket koper. Via de uitgebreide zoekfunctie in het CRM-systeem vind en mail je vervolgens alle mensen met die specifieke interesse.

Tot slot genereer je in Stager doelgroepen op basis van overeenkomstige ticket verkopen. Je kent het wel van Amazon en andere sites: “Mensen die dit evenement hebben bezocht, hebben ook een kaartje voor dit en dit en dit evenement gekocht.” Als je in de Reports sectie naar de Marketing insights gaat, vind je deze grafiek bij tal van evenementen, mits er voldoende data is om van een overlap te spreken. Met één druk op de knop vind je vervolgens je perfecte doelgroep, nl. alle ticket kopers die kaartjes hebben gekocht voor vergelijkbare evenementen, maar nog niet voor het evenement die je hebt geselecteerd.

Tot slot: hoe zit het met de AVG? 

We hebben nu uitgelegd hoe je een perfecte doelgroep genereert, maar je moet natuurlijk niet vergeten om je doelgroep te verfijnen aan de hand van de opt-in, want anders stuur je toch nog ongewenste e-mail en bovendien werkt de unsubscribe link alsnog niet ;( Volgens de AVG privacywetgeving (also known as GDPR) mag je bezoekers die een ticket hebben gekocht van hetzelfde evenement of dezelfde artiest gewoon mailen omdat er een zogenaamd ‘gerechtvaardigd belang’ is. Als je aan de hand van interesses of bezoeken aan vergelijkbare evenementen je doelgroep voor een mailing hebt samengesteld, dan is het wel erg belangrijk dat je alleen de mensen mailt die een opt-in hebben aangevinkt. Let er dus op dat je dit vinkje niet vergeet in je zoekopdracht!