26 juni - Frank de Vos- leestijd: 4 minuten

Vroegâh. Een tijd waarin de boodschap die je wilde overbrengen net zo lang onderweg was als de postduif die hem bezorgde. Gelukkig leven we nu in een tijdperk waarin communicatie een stuk sneller en efficiënter verloopt. Maar zelfs met al onze moderne technologieën en snelle verbindingen, kan het versturen van e-mails nog steeds een tijdrovende klus zijn.

Als je een evenement organiseert, moet je al je gasten op de hoogte houden van de laatste details. Zo wil je ze voorafgaand een mailtje sturen met de laatste informatie, maar ook na het evenement wil je ze nog bedanken en uitnodigen voor toekomstige evenementen. Het handmatig opstellen en versturen van al die e-mails kan een flinke klus zijn, en laten we eerlijk zijn, er zijn leukere dingen om te doen dan de hele dag achter je computer zitten en e-mails versturen. 

Met onze email automation functie is handmatig service e-mails versturen voorgoed verleden tijd. Door het versturen van service mails te automatiseren, bespaar je als event marketeer een zee aan tijd. Hierdoor kan je je richten op waar je echt goed in bent: het promoten van evenementen. In deze blog duiken we dieper in de email automation van Stager, verkennen we het proces op de achtergrond, en werpen we alvast een blik op wat de toekomst nog meer te bieden heeft.

Hoe werkt het?

Email automation lijkt misschien ingewikkeld, maar als je eenmaal de basisprincipes begrijpt, zul je zien dat het eigenlijk heel eenvoudig is. Laten we eens kijken hoe het werkt.

Het begint allemaal met het opzetten van een workflow. Een workflow is een geautomatiseerd proces waarbij e-mails worden verstuurd op basis van drie criteria: een trigger, regels en een actie. Als event marketeer bepaal je zo wat voor mails er wanneer en naar wie worden verstuurd. Dit kan variëren van een servicemail voorafgaand aan een concert tot een bedankmailtje na afloop van een evenement. 

Een trigger is als het startsein dat wordt gegeven wanneer een specifieke gebeurtenis plaatsvindt. Dit kan van alles zijn, zoals het kopen van een ticket voor een bepaald concert of het plaatsvinden van een specifiek evenement. Zodra de trigger wordt geactiveerd, worden de mails verstuurd.

Met regels kun je de triggers verder specificeren. Zo kun je extra regels instellen die aangeven om wat voor type gebeurtenis het gaat. Stel, je hebt een trigger ingesteld om 24 uur voor een evenement een mail te versturen. Met een regel specificeer je bijvoorbeeld om welk type evenement het gaat, of bij welk type ticket de trigger wordt afgevuurd. Je kan tot 4 regels met elkaar combineren, waardoor je erg specifieke workflows kan instellen.

De actie is de daadwerkelijke e-mail die wordt verstuurd. Vooraf stel je e-mailtemplates op voor verschillende soorten mailings, zoals een servicemail die één dag voor elke theatervoorstelling wordt verstuurd. Deze template kun je hergebruiken voor alle theatervoorstellingen, maar natuurlijk moet elke e-mail wel worden gepersonaliseerd met specifieke details zoals de naam van de ontvanger en de juiste evenement informatie. Dit doe je door gebruik te maken van placeholders.

De beschikbare placeholders in de Stager mailer

Als je deze placeholders toevoegt aan je tekst in je mail, vult Stager automatisch bijvoorbeeld de voornaam in van de ontvanger en het type ticket dat de ontvanger heeft aangeschaft. Deze placeholders zijn essentieel voor het automation proces, want ze vullen voor ieder persoon de gegevens in die voor iedereen anders zijn.

In de praktijk, graag!

Laten we eens kijken naar een praktisch voorbeeld van een servicemail en hoe je dit kunt invullen in de email automation tool. Stel je voor dat je 7 dagen voor aanvang van elk heavy metal concert een servicemail wil sturen naar metalliefhebbers uit je contacten. 

In de email automation tool maak je een nieuwe workflow aan en stel je in dat de trigger "7 dagen voor de Program start" wordt afgevuurd. Vervolgens stel je regels in om ervoor te zorgen dat deze e-mail alleen wordt verstuurd als het om een heavy metal concert gaat. 

Nu komt het leuke gedeelte: de actie. Je selecteert een e-mailtemplate dat speciaal is ontworpen om een heavy metal concert te promoten. In het tekstvak van de e-mail voeg je placeholders toe voor de naam van de ontvanger en sleep je het agenda component in de Stager mailer met een overzicht van de aankomende heavy metal concerten. 

Omdat je wil dat de mail alleen aankomt bij heavy metal liefhebbers, maak je met de Audience Builder van Stager een doelgroep aan met alle mensen met een interesse in heavy metal muziek. Nu voeg je deze doelgroep, in dit geval genaamd Heavy music, toe achter ‘Target audience’. Nu wordt deze mail alleen verstuurd naar heavy metal liefhebbers uit je doelgroep, 7 dagen voor aanvang van elk heavy metal concert dat je organiseert.

Voordelen

Door gebruik te maken van email automation voor het inplannen van marketing mails zoals deze, of service mails, geniet je van verschillende voordelen. Ten eerste bespaar je tijd doordat je niet elke e-mail handmatig hoeft op te stellen en te versturen. Hierdoor houd je meer tijd over voor het promoten van evenementen en tafelvoetbal spelen tijdens werktijd ;). Daarnaast minimaliseer je het risico op fouten. Omdat de e-mails automatisch worden verstuurd op basis van vooraf ingestelde criteria, is de kans op fouten veel kleiner dan wanneer je alles handmatig zou moeten doen.

Achter de schermen

Voor Girts, de developer van het email automation proces, was het hele proces iets compleet nieuws. "Het was voor ons de eerste keer dat we ons bezighielden met automatisering. We hebben goed gekeken naar andere tools, maar zijn uiteindelijk erg dicht bij onszelf gebleven," vertelt hij. Volgens Girts kunnen andere tools niet op tegen de voordelen die email automation biedt in combinatie met Stager voor onze gebruikers: "Voor Stager-gebruikers is deze functie erg waardevol, omdat je gebruik maakt van alle data van je ticketkopers. Door alle data binnen jouw Stager-omgeving te houden, kun je enorm specifieke workflows samenstellen." Over de toekomstplannen kan Girts nog niet te veel kwijt, maar hij kon wel een tipje van de sluier oplichten: "Natuurlijk zullen we luisteren naar de behoeften van de Stager-gebruikers. Een ding waar we ons zeker op gaan focussen is het toevoegen van door ons ingestelde workflow sjablonen, bijvoorbeeld vooraf ingestelde workflows voor informatiemails één dag voor een evenement. Op die manier kun je in een handomdraai workflows instellen en maken we de functie nog makkelijker te gebruiken voor iedereen."

Probeer het nu zelf! Raadpleeg dit artikel voor een uitgebreide uitleg van de tool. Kom je er niet uit? Ons support team helpt je graag op weg. Wij zijn erg benieuwd naar jullie reacties en hopen dat jullie meer tijd overhouden voor de nog leukere kanten van jullie werk.