4 mei 2021 - Mike van Gaasbeek - leestijd 5 minuten

Iets meer dan een jaar geleden lanceerden we de upgrade van de Stager mailer. Waar het aantal verkochte kaartjes door COVID-19 behoorlijk afnam, zagen we het gebruik en het aantal mails dat verzonden werd stijgen. Inmiddels zijn er 3,2 miljoen mails via het mailsysteem verzonden. Tijd om de Stager mailer in het zonnetje te zetten en jullie wat tips te geven.

In een eerdere blogpost hebben we al flink uitgeweid over het fenomeen SPAM en de bezorging van mails. In dit artikel willen we meer in de functionaliteit van de mailer duiken, te beginnen met de opmaak mogelijkheden. 

Verschillende huisstijlen

Ben je een podium dat ook een festival organiseert? Organiseer je verschillende festivals of run je meerdere party concepten, maar gebruik je één Stager omgeving? Dan kun je in Stager je mailings opmaken in verschillende huisstijlen en zorgen dat je direct mails, maar ook bijv. de ticket download mails in de juiste opmaak worden verstuurd naar je ticket kopers. Het instellen van verschillende stijlen, doe je in het Settings menu van Stager (Settings > Marketing > Email themes) en we hebben het behoorlijk ‘idiot proof’ gemaakt, dus het instellen van de huisstijl wijst zich vanzelf. 

Sjablonen maken, ofwel email templates

Als je de opmaak van je mails goed ingesteld hebt, kun je meteen aan de slag met het uitsturen van mails. Maar als je vaak mails verstuurt met vaste opmaakelementen of steeds dezelfde teksten, dan loont het zeker de moeite om tijd te investeren in het aanmaken van e-mail templates. 

Stel, je wilt daags voorafgaand aan ieder evenement een service mail gaan sturen of je nodigt verschillende soorten gasten uit voor je festival, dan is het turbohandig dat je niet steeds dezelfde tekst hoeft te typen. We zien dat mail templates niet alleen gebruikt worden voor service mails of uitnodigingen, maar dat ook het “geraamte” van de vaste nieuwsbrief als template wordt aangemaakt.

Zie hier een deel van de standaard service mail van de Kroepoekfabriek (Vlaardingen).

E-mails opstellen

In de regel zul je eerst na een zoekopdracht een groep contactpersonen selecteren om ze vervolgens een mail te sturen met de Stager mailer. Maar je kunt ook handmatig contacten toevoegen in de ‘Mail composer’, zoals we de pagina noemen waarin je de e-mail samenstelt. Dit doe je door simpelweg een naam of mailadres in te voeren in het ‘Send to’ veld. Stager controleert of de contactpersoon in kwestie al bestaat en biedt je de mogelijkheid om de ontvanger toe te voegen aan je mail. Het is ook mogelijk om contacten te mailen die nog niet zijn aangemaakt in de Stager backstage door het e-mailadres in datzelfde veld te typen.

In de ‘Mail composer’ kun je vervolgens je thema (ofwel huisstijl) selecteren en daarna je mail opstellen door verschillende soorten blokjes in de mail te slepen. We noemen deze blokjes ‘Components’. Ieder component heeft een vaste opmaak, dus als je tekst en beeld toevoegt aan je component, dan verschijnt deze content in de vaste opmaak in de mail. We hebben ons mailsysteem gebouwd als zng. WYSIWYG editor (What You See Is What You Get) dus je kunt meteen het resultaat van je acties zien. 

Een aantal opmaaktips

We bewonderen met veel plezier de creaties die de Stager gebruikers het wereldwijde web op slingeren, maar we moeten eerlijk zijn … soms doen mails ook pijn aan de ogen. Daarom een paar opmaaktips.

Allereerst: gebruik een aantrekkelijke achtergrondkleur voor het ‘Header component’, want je wilt aan het begin van de mail even de aandacht van de lezer trekken. Kies vervolgens een rustigere achtergrondkleur voor de vervolgteksten, die ook echt gelezen moeten worden. 

Een ander probleem dat we soms tegen komen heeft te maken met de opmaak van de knoppen. Een knop moet er natuurlijk uitspringen en de tekst op de knop moet leesbaar zijn, en soms moet je dan een concessie doen aan je ontwerp... “Form follows function,” vinden we bij Stager, dus zorg ervoor dat de knop echt afsteekt tegen de achtergrond en de tekst op de knop zich niet ook in hetzelfde kleurenspectrum bevindt.

De opmaak mogelijkheden van de Stager mailer zijn beperkt tot de mogelijkheden die de verschillende componenten bieden, maar we zien sommige Stager gebruikers prachtige mails maken met behulp van het ‘Image component’. Plaatjes kun je zo fancy maken als je wilt en ook gebruiken voor bepaalde styling elementen. En alle plaatjes in de mails zijn klikbaar, dus we zien bijvoorbeeld screenshots van YouTube video’s of andere media players die vervolgens doorlinken naar het betreffende filmpje. 

Als voorbeeld deze mailing van debat podium Arminius met een afbeelding die doorlinkt naar de AT5 website.

Tot slot, en dat hebben de lezers van onze nieuwsbrieven al gemerkt, zijn we bij Stager nogal gek op GIF animaties dus een integratie met het platform Giphy kon natuurlijk niet ontbreken in ons mailsysteem. In ieder tekstvak kun je dus met een paar klikken een opfleurende animatie toevoegen.

Conversie meten en verhogen

Veel gebruikers hebben de functie nog niet ontdekt, maar bij sommige ’Components’ kun je zonder veel omhaal de publiciteitsinfo, die al reeds is ingevoerd in de Stager backstage, naast de ticket link in je mail tevoorschijn toveren. Een voordeel van deze manier van werken is dat we automatisch een tracking pixel aan de mail toevoegen en zo kunnen meten hoeveel euro’s je mailing oplevert. 

In Stager weten we namelijk wie een mail heeft ontvangen en ook wie een ticket koopt, dus hoef je niet met allemaal UTM-codes en omwegen via Google Analytics te achterhalen of je een succesvolle campagne hebt uitgevoerd. Dat zie je meteen in Stager.

Inmiddels is voor een bedrag van €4,3 miljoen euro aan tickets verkocht aan ontvangers van Stager mailings. We zien sommige gebruikers consequent voor iedere show in Stager zoeken wie een ticket heeft gekocht voor de vorige tour en deze personen een ticket alert sturen. Volgens de privacywetgeving mag je namelijk mensen een mail sturen wanneer ze eerder een ticket voor dezelfde act of artiest hebben gekocht. 

Met deze ticket alerts van een van de poppodia die met Stager werkt werd €10.554,- verdiend.

Het loont ook de moeite om goede genres te gebruiken in Stager (zgn. Customer interests) en deze consequent aan te vinken bij ieder evenement in de Publicity tab. Als mensen een ticket kopen voor een evenement, dan wordt hun profiel geüpdatet en verschijnen ze voortaan in je zoekresultaten als je alle liefhebbers van een bepaald genre zoekt. Volgens de privacywetgeving mag je deze mensen echter geen mails versturen, behalve als ze aan hebben gegeven dat ze het op prijs stellen om benaderd te worden. Vergeet dus niet bij je selectie alle mensen uit te sluiten die geen prijs stellen op mailings.

Testen en verzenden maar!

Voordat je je mail eruit stuurt, raden we altijd aan om even een test mail te sturen naar jezelf of een paar collega’s, want je haalt er toch vaak nog een paar foutjes uit als je de mail ook echt in je inbox krijgt. Wanneer je mailing dan door een ringetje te halen is, plan je de verzending in op een gewenst tijdstip. Op het internet wemelt het van onderzoeken over het ideale moment van verzenden, maar op basis van onze verzenddata kunnen we geen eenduidig advies geven wat het beste moment is om een mail te versturen. We zien te grote verschillen in open rates tussen verschillende organisatoren, dus ook hier is de tip: Testen, testen, testen. 

Wanneer je mail ingepland staat voor verzending kun je hem terugvinden in het overzicht van mails (Marketing > Mailings). Hier vind je ook al je concepten terug en de reeds verzonden mails met de bijbehorende statistieken. Omdat regelmatig mailings tegelijkertijd door meerdere partijen verzonden worden en omdat we iedere mail afzonderlijk opbouwen en verzenden is er een systeem gebouwd waarbij mails in batches verzonden worden. Een batch van 1.000 doet er ongeveer 4 minuten over om verzonden te worden. Dus als je een mega-mail eruit stuurt die echt op een bepaald moment in de inbox moet zitten, houdt rekening met de verzendtijd.

Happy mailing!