21 november 2024

Als je een groot evenement organiseert, komt er veel bij kijken als het gaat om het veilig binnenlaten van bezoekers. Je wil een zo kort mogelijke wachttijd en vooral geen gedoe bij de ingang. Stager heeft voor grote evenementen verschillende crowd management tools ontwikkeld die jou hierbij helpen. Met deze tools houd je controle, beperk je wachttijden en geef je bezoekers een fijne ervaring. 

Wil je direct alle Stager features bekijken? Wij houden je niet tegen.

1: Verspreid je toegangstijden met event series en tickettypes

De drukte bij de entree kan een flink probleem vormen, vooral wanneer iedereen op hetzelfde moment naar binnen wil. Een slimme oplossing hiervoor is het inzetten van tijdsloten en verschillende tickettypes. Met Stager kun je eenvoudig toegangstijden verdelen door te werken met event series en tickettypes. Zo voorkom je pieken en verdeel je de toestroom van gasten gelijkmatiger. Ook kun je via Stager aangeven welke tickets toegang hebben tot specifieke delen van het evenement, zoals een Golden Circle voor het podium, of juist tot een bepaald tijdslot.

Lees meer over het gebruiken van event series en tickettypes en hoe dit jou helpt bij je volgende event.

2: Razendsnel tickets scannen met de Stager app

Een snelle toestroom bij de ingang levert een goede eerste indruk bij je gasten op en je bezorgt ze een stressvrije start van het evenement. Met de Stager scan app kun je tickets razendsnel scannen, zodat bezoekers zonder vertraging naar binnen kunnen. De app is intuïtief en gebruiksvriendelijk. Daarnaast ondersteunt de app verschillende scan apparaten en kun je met meerdere toestellen tegelijkertijd scannen – ideaal voor grote evenementen met meerdere ingangen.

De Stager app is zo ontworpen dat zelfs onervaren medewerkers er snel mee uit de voeten kunnen. Bekijk hier de mogelijkheden van onze scan-app en ontdek hoe deze tool jou helpt bij de toestroom van je evenement.

3: Realtime inzicht

Tijdens een groot evenement wil je als organisator weten hoeveel mensen er al binnen zijn en hoeveel er nog verwacht worden. Met de realtime ticketverkoop- en scan insights in de Stager app heb je altijd toegang tot up-to-date data. Deze tool geeft je een duidelijk overzicht van zowel de verkochte als gescande tickets, waardoor je op elk moment weet hoeveel bezoekers aanwezig zijn en hoeveel er nog kunnen arriveren. Dit inzicht helpt niet alleen bij crowd control, maar maakt het ook mogelijk om snel te anticiperen op onverwachte drukte of andere veiligheidsrisico's.

De live statistieken zijn zichtbaar in de Stager app. Lees hier meer over onze scan insights tool.

4: Gastenlijstbeheer

Speciale personen, zoals VIP’s, pers, personeel of andere genodigden, staan op de gastenlijst. Voor deze belangrijke personen is het belangrijk dat de entree soepel verloopt. Met de gastenlijst-tool van Stager regel je dit moeiteloos. Voorafgaand aan het evenement stel je de gastenlijst op en op de dag zelf beheer je die met de Stager app. In de Stager app check je gasten in met een digitale afvinklijst. Ook voeg je in een handomdraai iemand toe aan de gastenlijst.

Geen zin om steeds namen handmatig aan de gastenlijst toe te voegen of te wijzigen? Stuur dan een externe gastenlijst uit! Geef een tijdslimiet en aantal plekken op, en laat de ontvanger zelf de namen invullen. Alles wordt automatisch aan de gastenlijst van je event toegevoegd. Makkelijk, hoef jij er niet meer naar om te kijken.

5: Ter plekke geld teruggeven

Het kan voorkomen dat je aan de deur het geld van een ticket wil teruggeven aan de gast. Misschien omdat de bezoeker niet mee naar binnen wil, of zelfs niet meer naar binnen mag van de beveiliger. In zulke gevallen handel je dit proces snel af met een eenvoudig en snel refund-proces. In plaats van lange discussies of teleurgestelde bezoekers aan de deur, betaal je met één klik het aankoopbedrag terug. Zo houd je de sfeer bij de ingang gezellig en ontspannen.

Grote evenementen organiseren vraagt om slimme crowd management oplossingen, en Stager heeft die oplossingen voor jou klaarstaan. Met de juiste tools voor verschillende toegangstijden, het snel scannen van tickets, realtime statistieken, gastenlijstbeheer, en moeiteloze refunds ben je méér dan voorbereid op een succesvol evenement.