27 september 2024

Het organiseren van een evenement is niet niks. Je moet tickets verkopen, evenementen promoten, tickets scannen, gastenlijsten beheren, producties plannen en zorgen voor voldoende personeel. Gelukkig barst Stager van de handige tools waardoor jouw organisatie tijd bespaart en beter samenwerkt. In deze blog vertellen wij je meer over vijf features die je als organisator écht moet kennen.

Kan je niet wachten? Bekijk dan direct alle features van Stager.

Tool 1: Sales tracking

Als je tickets verkoopt, wil je weten waar jouw conversie vandaan komt. Met de Sales tracking functie van Stager meet je hoeveel euro’s jouw marketingacties opleveren. Zo zie je op welk marketingplatform je de meeste tickets verkoopt, welke social media post de beste resultaten boekt en welk type e-mail de meeste conversie oplevert. Dit helpt je om te bepalen welk kanaal, medium of type content het beste geschikt is om publiek te bereiken en tickets te verkopen.

Hoe werkt het?

In Stager maak je unieke tracking links naar jouw ticketshop. Deze links gebruik je in je advertentiecampagnes, plaats je op jouw websites of deel je via je socials. Stager meet vervolgens het aantal clicks op per link, de conversie via die link en de daarbij behorende omzet. Zo zie jij in een overzicht welke marketinguiting het beste werkt. 

Voordelen:

Conversie: Meet precies hoeveel euro’s elke marketingactie oplevert

Snel schakelen:  Bepaal welk kanaal, medium of type content het beste geschikt is om tickets te verkopen

Tool 2: Externe gastenlijst

Iedere organisatie kent ze wel: de mensen die last-minute nog even een gastenlijst doorgeven. Of er 15 minuten voor aanvang nog even een extra naam aan de lijst kan worden toegevoegd. Met Stager stuur jij externe gastenlijsten uit, die de ontvanger zelf invult en beheert. Zo, dat scheelt jou weer een hoop gedoe en ook voorkom je een discussie op de avond zelf over het aantal gasten.

Hoe werkt het?

In Stager maak je een externe gastenlijst aan voor een bepaald evenement. Je geeft aan vóór wanneer deze moet worden ingevuld en wat het maximaal aantal plaatsen is. Vervolgens stuur je de link naar de gast, die vanaf dat moment zelf de verantwoordelijkheid draagt over de gastenlijst. Via de link opent de gast de externe gastenlijst, waar hij of zij het toegestane aantal namen eenvoudig invult. Vervolgens worden de namen direct toegevoegd aan de gastenlijst van het evenement.

Voordelen:

Geen gedoe: Jij hoeft je niet meer druk te maken om last-minute toevoegingen aan de gastenlijst.

Eenvoudig: De beheerder van de gastenlijst kan zelf aanpassingen maken, zonder dat jij hier als organisator wat voor hoeft te doen.

Tool 3: Unieke locked tickets

Met Stager kan je tickets verkopen in je ticketshop die pas zichtbaar worden na het invoeren van een unieke code. Deze tickets noemen we locked tickets. De codes om deze locked tickets te ontgrendelen, worden automatisch gegenereerd door Stager of bedenk je zelf. Ze zijn eenvoudig door te sturen via WhatsApp of andere apps. Zo voeg je last-minute iemand toe aan de betaalde gastenlijst of stuur je goedkopere tickets naar trouwe gasten.

Hoe werkt het?

In de omgeving van jouw evenement maak je Locked tickets aan. Vervolgens kies je zelf of je een code handmatig wil instellen of dat je deze automatisch wil laten genereren. Ook stel je hoe vaak deze codes gebruikt mogen worden. In het overzicht zie je alle locked ticket codes staan en met twee klikken deel je ze met de juiste gasten via WhatsApp. Code gedeeld? Dan vink je het shared vakje aan, zodat iedereen binnen je team hiervan op de hoogte is.

Voordelen:

Exclusiviteit: Geef gasten een speciaal gevoel door ze locked tickets tegen een lager tarief te laten kopen.

Eenvoudig overzicht: Maak makkelijk locked ticket codes aan en houd in een overzicht bij wie al een code heeft ontvangen.

Cureer je eigen publiek: Jij als organisator weet precies welke doelgroep je het liefste bij je event hebt en kan dat op deze manier sturen.

Tool 4: Advancing

Als producent van een evenement ben je de schakel tussen de externe partijen - zoals artiesten en leveranciers - en je eigen team. Het is dus belangrijk dat je op tijd de juiste informatie bij de hand hebt. Met de advancing tool van Stager vraag je in één overzicht alle info, contactgegevens en documenten zoals (technische) riders en voedselvoorkeuren op. Alles wat je ontvangt, staat direct in Stager en is meteen klaar voor gebruik bij het plannen van je producties. 

In het Advancing dashboard zie je realtime of de externe partij de gevraagde informatie heeft aangeleverd of nog openstaande vragen heeft. Zodra je vragen over het tijdschema, eventuele dieetwensen, gewenste kamerindeling en bijv. contactpersonen beantwoord zijn, dan sluit je het formulier af en zie je weer een groen vinkje in je dashboard. 

Hoe werkt het?

In Stager stel je zelf gemakkelijk advancing formulieren op. Deze formulieren voorzie je van de juiste vragen waarmee je alle benodigde informatie bij de ontvanger kan opvragen.

In het Advancing dashboard houd je vervolgens bij welke informatie je wel en niet hebt ontvangen, zodat heel je team op de hoogte is van de gang van zaken.

Voordelen:

Overzicht: Alle belangrijke informatie verzamel en bekijk je op één centrale plek.

Voorkom fouten: Door advancie formulieren op te stellen, voorkom je dat je cruciale informatie vergeet op te vragen.

Duidelijkheid: Voor heel je team is duidelijk wat er nog opgevraagd moet worden door het dashboard.

Tool 4: Event insights

Als je een evenement organiseert, werk je meestal keer samen met externe partijen. Deze partijen vinden het fijn om op de hoogte gehouden te worden van de verkoopcijfers en demografische gegevens van de ticketkopers. Met Event insights in Stager maak je op maat gemaakte rapporten die realtime antwoord geven op alle vragen van deze externe partijen. Dat scheelt veel email- en WhatsApp verkeer met concert promoters! 

Hoe werkt het?

In de omgeving van jouw evenement maak je op maat gemaakte rapporten aan. Zo deel je bijvoorbeeld in het ene rapport alleen het aantal verkochte early-bird tickets en deel je in het andere rapport alleen demografische gegevens van de ticketkopers. Je deelt het rapport eenvoudig via een link. Wil je dat het rapport niet meer zichtbaar is? Dan trek je de link met een druk op de knop weer in. Handig!

Voordelen:

Gemak: Deel deze rapporten met belanghebbenden en het scheelt jou veel app-verkeer.

Betrokkenheid: De externe partijen voelen zich extra betrokken bij jouw evenement doordat ze realtime inzicht hebben in de data.

Bekijk veel meer tools

Je bent nu op de hoogte van vijf hele vette Stager features, maar Stager biedt nog zóveel andere mogelijkheden. Of je nu bezig bent met je ticketverkoop, productieplanning, personeelsplanning, marketing of eindrapportage, Stager heeft er handige tools voor. 

Wil je aan de slag met Stager? Logisch. Waar wacht je nog op?